Wiederkehrende Abläufe zuverlässig automatisieren
Manuelle Abläufe in Verwaltung und Betrieb kosten Zeit und sind fehleranfällig. Automatisierung übernimmt wiederkehrende Schritte zuverlässig und schafft Freiraum für die Aufgaben, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen. Diese Seite zeigt, welche Wege es gibt und worauf es bei der Umsetzung ankommt.
01 — Zwei Wege
Zwei Wege, Automatisierungen zu bauen
Eine Automatisierung lässt sich auf zwei grundsätzlich unterschiedliche Arten umsetzen.
No-Code Tools wie n8n, Make oder Zapier
Diese Tools stellen den Prozess übersichtlich als Bausteine dar, die sich einfach zusammenstecken lassen. Das erleichtert es zu verstehen, wie der Prozess abläuft und welche Tools er nutzt.
Direkte Softwareprogrammierung
Hier entsteht die Automatisierung durch eigenen Code. Das bringt deutlich mehr Flexibilität. Im Gegenzug lässt sich später schwerer erkennen, wie der Prozess im Detail aufgebaut ist.
02 — Schnittstellen
Die Schnittstelle entscheidet
Ein entscheidender Punkt bei jeder Automatisierung ist, ob das jeweilige Tool über eine Schnittstelle verfügt, aus der sich Daten abholen oder in die sich Daten eintragen lassen. Eine solche Schnittstelle ist immer der beste Weg, um Daten zwischen Tools auszutauschen. Sie liefert einen stabilen und verlässlichen Datenaustausch.
Nicht jeder Toolanbieter veröffentlicht jedoch eine Schnittstelle. Für diesen Fall bleiben zwei weitere Wege, um trotzdem an die Daten zu kommen oder sie einzutragen.
03 — Ohne Schnittstelle
Wenn es keine Schnittstelle gibt
Je nachdem, wie das Tool genutzt wird, kommen zwei unterschiedliche Wege infrage.
Browsergesteuerte Automatisierung
Wird das Tool über den Browser genutzt, lässt sich der Prozess dort automatisiert steuern. Das funktioniert sowohl für das Besorgen von Daten als auch für das Befüllen von Tools.
Computer Use
Wird das Tool stattdessen als Desktop-App genutzt, kann der Computer selbst die Rechte erhalten, bestimmte Aufgaben direkt über den Bildschirm zu erledigen.
04 — Praxisbeispiel
Praxisbeispiel: Ticket-Automatisierung
In einem Projekt wurde eine browsergesteuerte Automatisierung eingesetzt, um Daten aus zwei Tools zu recherchieren und sie anschließend in einem dritten Tool als Tickets anzulegen.
Die manuelle Recherche und Ticketanlage kam bislang auf 4 bis 5 Tickets pro halben Tag. Durch die Automatisierung stieg die Zahl im selben Zeitraum auf 30 Tickets.
manuell
4-5
Tickets pro 1/2 Tag
automatisiert
30
Tickets pro 1/2 Tag
Zusätzlich entstand eine einheitliche Ticketstruktur.
Des Weiteren standen nun sogar mehr Informationen zur Verfügung als vorher.
Der Nachteil dieses Vorgehens ist, dass die Durchführung weniger stabil ist als bei einer Schnittstelle.